Entenda melhor como funcionam os processos de integração de sistemas

Na atualidade, a tecnologia é considerada um recurso indispensável para otimizar as atividades relacionadas à gestão de uma escola. Conforme a instituição vai crescendo, as suas operações também se expandem, o que traz à tona a necessidade de profissionalização administrativa e a integração de sistemas, que consiste em integrar as várias plataformas utilizadas no ambiente, é a grande ferramenta para tal objetivo.

O uso de sistemas isolados, como acontece em muitas escolas, contribui para criação de gargalos que impedem uma gestão precisa. Por outro lado, a integração permite que todos os departamentos trabalhem em conjunto para alcançar o mesmo objetivo, de modo a potencializar a performance da instituição em termos gerenciais.

Quer facilitar o trabalho dos setores da sua escola? Neste post, explicamos o que você deve saber sobre integração de sistemas. Confira!

O que é a integração de sistemas?

A integração de sistemas pode ser definida como o processo que conecta diferentes ferramentas e plataformas digitais, fazendo com que interajam entre si de forma automatizada. Ao integrar os sistemas, um dado inserido em um software poderá ficar disponível para diferentes setores — o que evita retrabalhos e torna o compartilhamento de informações mais seguro.

Geralmente, os sistemas são interligados por meio de uma solução de gestão, a fim de agregar praticidade para o controle das tarefas executadas no ambiente. A iniciativa ainda proporciona maior agilidade e confiabilidade aos processos da organização, uma vez que as chances de erros e gargalos são reduzidas consideravelmente.

A integração pode ocorrer quando a instituição cresce e deseja simplificar os seus processos ou, também, quando estabelece uma nova parceria com uma operadora de escolas, por exemplo, e tem a necessidade de unir as plataformas da escola e da empresa parceira.

Como funciona na prática?

Na maioria dos casos, a integração de sistemas é realizada com o software de gerenciamento Enterprise Resource Planning (ERP), que em português significa ‘Sistema de Gestão Integrada’. O objetivo da ferramenta é promover a união e centralização dos processos viabilizados por tecnologias de todos os departamentos da escola.

É importante dizer que a ação envolve três etapas: primeiro são identificados os processos  escolares, em seguida, implementados os sistemas e processos que possibilitem o uso adequado das ferramentas, principalmente no que se refere à utilização do banco de dados da escola para tomar decisões, e por último é feita a integração, bem como a adição de processos e ferramentas que potencializem a performance do ambiente.

Qual a importância da integração de sistemas para escolas?

Em um cenário em que os sistemas não são integrados, toda a vez que um funcionário necessita de um dado para executar a sua atividade precisa levantar-se da sua mesa e ir até o outro departamento para acessá-lo. Já parou para pensar quanto tempo isso demanda, sem falar no risco de a informação ser perdida ou comprometida no meio do caminho?

Nas escolas em que os sistemas estão devidamente integrados, sempre que um colaborador precisar de um dado, basta entrar na plataforma para acessá-lo. Isso porque as equipes podem trocar dados por meio da rede de sistemas, com maior velocidade e precisão. Portanto, as informações passam a circular com mais rapidez, trazendo agilidade para a prestação de serviços e, consequentemente, elevando a produtividade da instituição de ensino.

Além disso, a alta competitividade impulsionada pela transformação digital exige que as escolas também atualizem o seu modo operacional para que consigam manter a qualidade dos seus serviços e a satisfação do seu público-alvo. Nesse sentido, integrar os sistemas é também adaptar a escola à nova realidade social e, assim, aumentar o seu potencial competitivo.

O que é preciso para fazer a integração de sistemas?

Assim como qualquer mudança a ser realizada em um ambiente organizacional, a integração de sistemas também deve ser planejada e projetada de acordo com a realidade em que a escola está inserida. Somente assim você poderá aproveitar os benefícios da iniciativa. Veja a seguir como proceder para uma jornada bem-sucedida.

Faça um planejamento prévio

Antes de sair por aí implementando sistemas, a primeira coisa a se fazer é construir um planejamento. Para tanto, é necessário listar quais sistemas e processos são utilizados pela instituição de ensino e checar qual é o nível de compatibilidade de cada um, o que permite saber quais deles poderão ser integrados.

Nessa etapa também é indicado definir quais são os objetivos da integração, qual é o orçamento disponível para a sua execução, além fazer uma pesquisa para entender quais ferramentas são as mais adequadas para a sua escola.

Escute o que as pessoas envolvidas têm a dizer

Uma vez que a mudança vai afetar diretamente o modo como os times da escola trabalham, é recomendado ouvir o que os seus colaboradores têm a dizer sobre o assunto. Com isso, será possível entender quais são os principais desafios e necessidades que as equipes enfrentam no ambiente de trabalho e, a partir daí, buscar resolvê-los com a integração de sistemas.

Conheça os diferentes métodos de integração

A integração pode ser efetuada por meio de diferentes métodos e conhecer quais são eles é imprescindível para fazer uma escolha alinhada às características das suas operações e objetivos. Entre os tipos de integração estão:

• Integração P2P: é a solução point-to-point, que tem capacidade para lidar apenas com uma função, não consegue atender lógicas de negócio consideradas complexas;
• Integração vertical: é o método no qual os subsistemas são integrados, dando origem a ‘’silos’’ funcionais e que começa de baixo para cima, com a função básica até atingir a mais complexa. Normalmente, é utilizado para uma quantia limitada de sistemas;
• Integração star: é o método que se caracteriza como um sistema que permite a conexão de subsistemas pelo modo point-to-point. Porém, conforme houver a necessidade de integrar novos sistemas, será preciso fazer novas integrações, o que torna o gerenciamento das integrações complexo;
• Integração horizontal: é o método que usa um subsistema separado, como uma espécie de camada de interface para comportar os subsistemas. Todas as plataformas contam com a mesma interface para que possam se comunicar. A opção é bastante utilizada pela facilidade que oferece para a integração ou alteração de subsistemas.

Desenvolva um projeto de integração

Para ter maior controle do processo de integração de sistemas, é fundamental desenvolver um projeto específico para a transição. Nele você pode indicar o método de integração que será utilizado, ações que devem ser realizadas antes e depois da implementação, recursos necessários e as pessoas que serão responsáveis pela condução do projeto.

Conte com profissionais experientes

Qualificação e experiência fazem toda a diferença na hora de integrar os sistemas da sua escola. Por isso, é essencial contar com profissionais altamente capacitados, que estudem o seu ambiente e proponham soluções que comportem as suas operações. No caso de fazer parceria com uma operadora de escolas, todo esse processo será feito pela equipe da empresa, garantindo uma transição tranquila e eficiente.

Inicie o processo de implementação

Por fim, é o momento de colocar a mão na massa e iniciar o processo de implementação. Aqui é importante atentar-se às definições do projeto para que tudo saia conforme o planejado e evitar falhas que interfiram no uso do sistema de integração e dos subsistemas na rotina operacional da instituição de ensino. Porém, é necessário ressaltar que a integração de sistemas não pode interferir na experiência do cliente (responsáveis e alunos). Por isso, todo esse processo deve ser feito ”por trás”, sem causar nenhum tipo de impacto negativo para a rotina dos usuários, o que inclui principalmente os alunos que precisam acessar a plataforma frequentemente.

Como você pôde ver, os processos de integração de sistemas são de extrema importância para adaptar a escola à nova realidade tecnológica vivenciada pela área da educação, visto que eles melhoram suas atividades gerenciais e resultados. Ao longo da ação, é preciso tomar cuidado especial com a migração de dados para assegurar a integridade das informações do início ao fim.

Diante disso, o auxílio de uma operadora de escolas é uma alternativa interessante para alinhar a sua gestão com o cenário tecnológico atual e integrar sistemas de acordo com as características da sua instituição de ensino, inclusive. Com isso, a operação da sua escola é modernizada, enquanto você pode se preocupar com a aprendizagem, desempenho e bem-estar dos alunos.

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