Organização da secretaria escolar: como melhorá-la? Veja!

Manter a organização da secretaria escolar é vital para o bom funcionamento de uma instituição de ensino. Afinal, estamos falando do departamento que é considerado o “coração” de uma escola, pois é responsável por lidar com questões que vão desde a captação e retenção de alunos até assegurar o cumprimento das diretrizes determinadas pelo Ministério da Educação (MEC).

Se os processos da secretaria da sua escola não estiverem otimizados e bem alinhados, todas as demais áreas tendem a ser impactadas negativamente. A organização desse setor envolve uma série de iniciativas, como contar com profissionais devidamente capacitados e zelar pela documentação relacionada às suas atividades.

Quer melhorar os seus resultados? Neste post vamos apresentar as melhores dicas para organizar a sua secretaria escolar. Confira!

Qual a importância de uma secretaria escolar organizada?

Caso a sua escola esteja enfrentando problemas para entrar nos eixos e alcançar as metas previstas, esse pode ser um sinal de que a sua secretaria escolar pode não estar organizada e funcionando de forma adequada, o que precisa ser revisto o quanto antes.

Antes de qualquer coisa, é necessário ressaltar a importância da secretaria escolar para uma instituição de ensino. Como mencionamos no início, ela exerce o papel de “coração” ou “motor” da escola, exercendo as seguintes funções:

• conhecer e colocar em prática as diretrizes do MEC e legislações previstas para a área de educação;
• adquirir um material didático de qualidade e atualizado;
• captar e reter alunos;
• atender as demandas dos professores e demais colaboradores;
• prestar atendimento às famílias;
• comandar as questões pedagógicas;
• ficar a par das finanças da escola.

Além disso, vale ressaltar que a secretaria é o primeiro ponto de contato dos pais e responsáveis com a escola, logo um bom atendimento desde a primeira conversa é fundamental para mantê-los satisfeitos e engajados com a instituição de ensino.

A organização da secretaria escolar permite que a escola cumpra as suas obrigações, tenha uma gestão eficiente, assegura uma aprendizagem de qualidade para os estudantes e possibilita a construção de um relacionamento amistoso com todos os seus colaboradores e famílias. Com a casa em ordem, o número de erros cai consideravelmente e os gestores têm mais facilidade para tomar decisões.

Como realizar a organização da secretaria escolar?

Quando se fala em organizar a secretaria de uma escola, é necessário ter em mente que se trata de uma atividade complexa, o que se deve ao fato de essa área lidar diariamente com um grande volume de processos. O ideal é que a organização seja feita por partes, conforme listamos abaixo.

Categorize os documentos

É na secretaria que ficam armazenados todos os documentos gerados pela escola, como históricos de aluno e relatórios da instituição. A falta de organização na hora de guardar toda essa documentação pode afetar o trabalho dos colaboradores, que acabam demorando mais tempo do que deveriam para buscar as informações das quais necessitam.

Sendo assim, é altamente recomendado categorizar todos os documentos que entram na secretaria da escola, classificando-os de acordo com os seus assuntos. Pode-se separar gavetas exclusivas para a documentação dos alunos, com subcategorias como dados de contrato e matrícula, histórico escolar e boletins, por exemplo.

Os documentos também devem ser armazenados por ordem alfabética e data. Outra sugestão interessante é etiquetar cada tipo de documento com cores específicas, o que facilita a sua identificação.

Utilize uma mobília adequada

Após categorizar os documentos, é hora de definir o local em que serão armazenados, que precisa ser seguro e prático para os colaboradores. Entre as opções mais utilizadas pelas escolas estão os gaveteiros, prateleiras e armários, que devem ser adequados ao espaço físico disponível na secretaria.

As mesas, escrivaninhas e cadeiras oferecidas aos colaboradores também precisam ser anatomicamente apropriadas e confortáveis. Desse modo, você zela pelo bem-estar da sua equipe, além de evitar que os funcionários desenvolvam doenças ocupacionais.

Invista na digitalização de arquivos

Embora a manutenção de documentos físicos ainda seja necessária, investir na digitalização de arquivos é fundamental para facilitar a rotina de trabalho da secretaria escolar. Para isso, você pode adotar um sistema de gestão de rede ou nuvem, que otimiza a circulação e armazenamento de informações, além de reduzir a necessidade de imprimir papéis.

Qualifique os seus colaboradores

Para prestar um atendimento de excelência, a escola deve capacitar e qualificar os colaboradores da secretaria. Primeiramente, disponibilize todos os materiais e recursos que a equipe necessita para prestar um serviço eficiente, como telefone e internet com boa velocidade.

Outro ponto importante é treinar o seu time de colaboradores para que trabalhem de acordo com os valores difundidos pela instituição de ensino, orientando-os a atender as famílias de maneira cordial, demonstrar proatividade e buscar sempre soluções ágeis para as situações apresentadas pelos pais e responsáveis quando procuram pela secretaria.

Mantenha o ambiente de trabalho organizado

De nada adianta organizar todos os documentos da secretaria, se ao longo do tempo todo esse trabalho terá sido em vão. Levando isso em consideração, é indicado implementar uma política de organização do ambiente de trabalho, determinando que todas as documentações retiradas para eventuais consultas sejam devolvidas aos seus respectivos lugares, por exemplo.

A higienização do local deve ser diária, a fim de mantê-lo sempre agradável para os colaboradores e visitantes. Uma maneira simples de preservar a organização da secretaria, mas bastante funcional, é fixar notas adesivas em locais estratégicos com avisos do tipo ‘’guarde no lugar certo depois de usar’’, ‘’se sujou, limpe’’.

Como as parcerias podem melhorar a sua secretaria escolar?

Contar com as parcerias certas faz toda a diferença para ter uma secretaria escolar mais eficiente e que contribua para o alcance das suas metas e o fortalecimento da sua marca no mercado da educação. Nesse sentido, a Inspira Rede de Educadores é uma grande aliada, pois atua na associação de escolas, ajudando-as a estruturar os seus processos e setores para que possam expandir, seja ampliando o número de séries, abrindo novas unidades ou melhorando a sua infraestrutura como um todo.

Para tanto, aposta na gestão unificada, lançando mão dos diferenciais pedagógicos que já fazem parte da instituição de ensino e agregando novos projetos educacionais que contribuam para uma gestão de excelência, bem como o engajamento e alta performance dos estudantes.

Na prática, isso significa que cuidamos da parte burocrática da escola, mantendo a secretaria e as suas atividades sempre em ordem, além de compartilharmos as melhores práticas de trabalho, enquanto você pode voltar a sua atenção para assuntos pedagógicos, o que ajuda a acelerar o crescimento da instituição. É importante deixar claro que o diretor continua tendo liberdade para seguir as metodologias e o sistema de ensino que já orientam a sua instituição.

A secretaria escolar é o cartão de visitas da sua escola. Quanto mais organizada estiver, consequentemente, mais eficientes vão ser os seus processos operacionais e melhor será a relação com os estudantes e famílias. Isso porque, com as tarefas otimizadas, torna-se possível oferecer um atendimento de encantar o seu público durante todo o ciclo do aluno na instituição.

Quer simplificar a sua gestão e potencializar o seu desempenho? Entre em contato com a Inspira Rede de Educadores e entenda como te ajudamos nessa missão!