Como fazer uma gestão de dados escolares eficiente?

Com o processo de transformação digital da educação, surgiram novas ferramentas que auxiliam no dia a dia de professores e gestores. Além de facilitar o processo de ensino, tais recursos também podem ser utilizados para questões burocráticas e organizacionais. Por isso, criar uma gestão de dados escolares eficiente é essencial para dar suporte à tomada de decisões na escola.

Seja para organizar os dados dos alunos, criar disciplinas do planejamento pedagógico, desenvolver mecanismos de bonificação para os pais ou ajustar a saúde financeira da escola, é importante aprimorar a forma que se realiza o controle de dados. Se você quer entender como realizar uma boa gestão de informações em sua instituição, continue a leitura e confira nosso post!

Qual a importância do gerenciamento de dados?

Independentemente do tamanho da sua instituição, é importante que ela conte com uma boa infraestrutura de controle e gestão de informações. Esse tipo de cuidado afeta a tomada de decisão dos gestores, oferece dados relevantes para a contabilidade e presta contas em caráter jurídico.

Gestão escolar

Quando se trata da gestão escolar, esse controle é importante para organizar as informações acadêmicas e pedagógicas em um formato atualizado para que todos os professores e coordenadores tenham acesso às melhores práticas educacionais que a escola sugere. Sem esse controle, os líderes podem tomar decisões que causem confusão nos alunos e no próprio corpo docente.

Controle financeiro

Outro setor da empresa que é diretamente afetado pela capacidade de organização dos dados é o financeiro. Ao manter as informações registradas em um controle de pagamentos, a escola pode verificar sua situação financeira, seu controle de gastos e qual a previsão para os próximos meses. 

Além disso, por meio desse cuidado, é possível repassar informações fidedignas para a equipe contábil, estipulando de maneira correta os impostos que devem ser recolhidos pela instituição. 

Também é importante para organizar dados dos prestadores de serviços, o pagamento de contas e evitar qualquer tipo de multa ou atraso com relação aos pagamentos que devem ser efetuados.

Aspectos jurídicos

Outro importante fator para a organização correta de dados se refere às obrigações jurídicas das instituições. Registro sobre a escola, endereços, CPF, RG, por exemplo, podem ser requisitados legalmente, e essas informações devem constar no controle escolar.

Por conta da criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é importante que a escola preze o consentimento e a segurança dos dados pessoais que ela reúne, seja dos alunos, pais, profissionais, fornecedores e demais envolvidos com a sua instituição. O não cumprimento dessa determinação pode levar a sanções legais e prejudicar a imagem da escola frente à sociedade.

Como fazer uma boa gestão de dados na escola?

Existem alguns passos para adotar uma boa gestão de dados em sua escola. Por meio de boas estratégias, você consegue otimizar os seus resultados e garantir muitas matrículas na instituição. Confira abaixo quais são os passos para usar os dados em sua escola.

Utilize recursos tecnológicos

A transformação digital é cada vez mais importante para todas as áreas, e na educação isso não é diferente. Por meio de soluções adequadas, é possível automatizar muitas das informações dos alunos e usá-las em diversos aspectos.

Por exemplo, você consegue usar recursos tecnológicos para acompanhar o desempenho dos alunos e ajustar as diretrizes da escola para maximizá-los. Ainda, pode traçar o perfil dos estudantes e realizar campanhas de marketing educacional melhores. Portanto, investir em tecnologia é essencial para a gestão de dados escolares.

Mantenha as informações dos alunos atualizadas

A manutenção de informações atualizadas e fidedignas é primordial para que sua instituição educacional consiga otimizar o desempenho dos alunos e a performance da escola. De nada adianta ter dados armazenados se eles estão incorretos.

Para assegurar que tudo esteja correto e em dia, você pode solicitar atualizações regulares aos pais e responsáveis, por exemplo, em época de matrículas. Assim, é viável garantir eficiência na gestão de dados.

Tenha o controle financeiro separado

O controle financeiro é um passo importante para garantir a longevidade de sua escola e assegurar ter poder de investimento a fim de maximizar o desempenho dos alunos e formar profissionais preparados para o mercado de trabalho.

Portanto, use os dados escolares e mantenha tudo sob controle. Dessa forma, é possível ter mais inteligência na hora de utilizar o capital da escola a fim de proporcionar uma infraestrutura de qualidade aos alunos.

Quais as vantagens de efetuar um bom controle de dados?

Por meio de um bom controle de dados, você sabe exatamente o que ocorre em sua instituição em seus diversos aspectos. Isso significa que pode tomar decisões com mais sabedoria e criar um planejamento de longo prazo eficiente. Veja, a seguir, quais as outras vantagens de contar com esse tipo de controle.

Criar políticas de desconto para alunos fidelizados

A fidelização dos alunos é muito importante para trazer segurança e previsibilidade financeira à instituição. Assim, uma excelente maneira de colocar tais ideias em prática é por meio de benefícios para os alunos que já fazem parte da escola.

Descontos progressivos na matrícula, por exemplo, só podem ser aplicados quando há um excelente controle do histórico dos alunos, do registro de pagamentos das mensalidades e das demais variáveis que a administração pode considerar para efetuar esse tipo de desconto. 

Melhorar o controle orçamentário

Ao conhecer todas as informações financeiras com clareza, você consegue estabelecer o quanto de recurso a escola dispõe para o pagamento de contas, para o investimento em melhorias e para a contratação de pessoal.

Assim, o bem-estar financeiro é mantido e você consegue deixar as contas da escola em dia. Por meio de um rígido controle, é possível criar mecanismos de previsão das receitas futuras e investir em estratégias para a captação de novos alunos. Tal cuidado com o orçamento traz segurança para toda a instituição e evita situações financeiras ruins.

Viu como uma boa gestão de dados escolares pode ajudar a melhorar os resultados da sua instituição? Ao colocar as dicas que apresentamos em prática, você consegue aproveitar de forma inteligente as informações que tem em seu banco para garantir mais eficiência e otimizar o desempenho dos alunos e da escola. Portanto, não deixe de aplicar o que aprendeu por aqui.

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