Como iniciar a automatização de processos na escola? Entenda

Apesar do crescente avanço tecnológico mundial, muitas escolas ainda não investiram na automatização e modernização de processos. Porém, se esperam que seus alunos pratiquem as habilidades do século XXI, então também precisam se atualizar.

A Inspira Rede de Educadores ajuda as instituições de ensino que precisam automatizar suas atividades diárias para que suas operações se tornem mais eficientes e contribuam para que os ambientes de trabalho e aprendizagem tenham um funcionamento adequado.

No passado, o arquivamento de formulários para cada aluno, em cada ano letivo, era feito em pastas grossas que despencavam dos arquivos. Automatizar esses documentos permite que professores, responsáveis e administradores acessem instantaneamente o que precisam e mantenham tudo em um arquivo eletrônico organizado.

Acompanhe o conteúdo a seguir e entenda por que você deve automatizar os processos na sua escola!

O que é a automatização de processos e fluxos internos da escola?

A automatização tem a função de complementar um processo, não substituí-lo. Muitas instituições de ensino crescem exorbitantemente, mas não possuem uma administração estruturada, e a falta de organização causa problemas difíceis de serem resolvidos.

Como solução, a implementação da tecnologia na gestão escolar cobre lacunas e supre as necessidades de escolas, garantindo um melhor funcionamento e fortalecendo a integração entre instituição de ensino, professores, responsáveis e alunos.

Quais são os principais passos para automatizar os processos na escola?

Uma ferramenta de automatização deve ser capaz de facilitar tarefas burocráticas, automatizar processos manuais e reunir os integrantes da instituição de ensino, fornecendo ao gestor uma visão geral da sua instituição.

Abaixo, acompanhe alguns dos principais processos que você deve automatizar.

Cobrança por e-mail

Realizar cobranças manualmente exige muito tempo e é um grande problema para muitas escolas, considerando que o volume de boletos e carnês emitidos mensalmente é muito alto. Ao investir na automatização desse processo, o sistema se encarrega do fluxo completo, que inclui os pagamentos, eliminando essa função dos funcionários, que ganham mais tempo para se dedicarem a outras atividades igualmente importantes.

Criação de relatórios

Na maioria das vezes, o gestor utiliza anotações, planilhas e papéis avulsos que normalmente já estão arquivados há algum tempo. Como alternativa, centralizar todas as informações da escola em um software de gestão possibilita extrair diferentes tipos de relatórios facilmente e em pouco tempo.

Geração de documentos

Quando muitos responsáveis pedem documentos ao mesmo tempo na secretaria, ocorre um acúmulo de tarefas. O final de ano é umexemplo desse cenário, mais especificamente nas entregas de boletins.

Fazer esse processo em poucos minutos, automatizando a emissão dos documentos e simplificando o trabalho dos secretários e educadores, é uma ótima opção, pois otimiza o processo de produção dos boletins, declarações, históricos, diários de classe etc.

Controle financeiro

Controlar o fluxo de caixa é um grande desafio para qualquer instituição de ensino, já que exige atenção redobrada. Contudo, um sistema de gestão moderniza as atividades financeiras da escola, possibilitando:

• desenvolver estratégias de cobranças com variadas formas de pagamentos;
• registrar as cobranças no banco em alguns segundos;
• monitorar a liquidação automática dos pagamentos;
• ter acesso a dados de pagamentos, previsões de faturamento e atrasos;
• dividir o registro das cobranças por mês, aluno, turma e/ou curso.

Aperfeiçoamento do trabalho de coordenadores e professores

Vários pontos influenciam o bom andamento do ano letivo, por exemplo, manter as notas e as aulas organizadas. Essa tarefa exige muito tempo dos coordenadores e professores, que ficam muitas vezes após o horário das aulas para dar conta de finalizar a atividade.

Ao automatizar esse processo, é possível diminuir esse fluxo, fazendo com que os educadores ganhem tempo para focar na educação, organizar os planos de aula e controlar a frequência, visto que erros podem interferir na análise de evasão escolar.

Os gestores escolares devem ficar atentos ao que ocorre na instituição de ensino e trabalhar para ganhar tempo, focando em tarefas estratégicas. Isso é possível com a automatização de atividades que podem ser simplificadas com o uso da tecnologia.

Quais são os benefícios de fazer a automatização de processos na escola?

A diminuição de retrabalhos e falhas proporciona economia de tempo, o que contribui efetivamente para a reorganização das funções desempenhadas pelos colaboradores. Abaixo, veja outras vantagens da automatização.

Segurança de dados

Essa é uma preocupação muito importante, já que a alteração, o vazamento e o extravio de informações sigilosas podem ocasionar ações judiciais, além da perda de reconhecimento no mercado. Pensando nisso, as escolas devem contar com uma tecnologia que centralize os dados importantes para as operações administrativas e tenha segurança para dificultar a ação de pessoas mal-intencionadas.

Facilidades para os estudantes

Alguns erros no atendimento, como falta de recebimento ou envio de documentos, tomam mais tempo da gestão e dificultam o relacionamento entre o aluno e a escola. A automatização controla essas e outras questões burocráticas. Deixar uma ferramenta digital responsável pela emissão e recebimento de documentos substitui o trabalho “manual” de muitas pessoas.

Facilidades para os educadores

As soluções que a automatização educacional oferece podem facilitar a vida dos professores em várias situações. Uma plataforma de gestão permite que o educador compartilhe seu planejamento didático com a coordenação e os alunos e faça atualizações sempre que necessário.

Destaque na área

A tecnologia contribui para conseguir novos alunos e reter os atuais. Conforme as operações se tornam automatizadas com as ferramentas digitais, os gestores podem identificar falhas e recorrer a soluções que agradem aos estudantes (ou seus responsáveis) e, automaticamente, colaboram com a popularidade da instituição.

Incluir a automatização de processos na rotina da sua escola, tanto na gestão quanto nas aulas, é uma tendência que ajuda a sua instituição de ensino a ter resultados satisfatórios e se sobressair em relação à concorrência. A Inspira Rede de Educadores pode te ajudar nessa mudança, entre em contato conosco e conheça as nossas soluções!